Copia fotostatica: cos’è e quando è necessaria?

Nell’era dei documenti digitali, di scannerizzazione e copie fatte con la stampante di casa, non si sa cosa sia ormai una “copia fotostatica”. In realtà non si è mai capito esattamente cosa fosse. Anche se in passato, essa era richiesta dalla legge per dei documenti, la stessa legge non spiegava come si doveva presentare.

Che cos’è una copia fotostatica?

Spesso, il termine “copia fotostatica”, indicava semplicemente una fotocopia, ma non è esattamente così. Infatti, il termine nasce nel primo dopoguerra. Negli anni ’50 non si avevano certo le fotocopiatrici e tanto meno i computer. Per richiedere un qualsiasi documento, una carta di identità o anche una patente di guida, occorrevano dei testi originali. Tuttavia, spesso si richiedeva anche una copia del documento. Da qui che poi è nato il termine “copia fotostatica”.

Copia fotostatica non autenticata

Con l’avanzare delle tecnologie si sono avute le prime fotocopiatrici che hanno modificato il termine di “copia fotostatica”. Nonostante fosse facile avere una copia originale di un testo, la legge richiedeva un’autentificazione da enti a cui far fede.

Fino al 1995, si poteva fare una fotocopia e farla diventare una copia fotostatica, occorreva che ci fosse una “timbratura” da parte delle poste. Il timbro originale faceva fede che c’era stato un “testimone” pubblico che aveva convalidato il documento. Un servizio a pagamento che poteva essere di appena 5.000 lire. In alternativa, se non si voleva pagare nulla, occorreva rivolgersi al municipio del proprio comune e farla timbrare.

Questi metodi non erano considerati esattamente legali, ma erano dettati dalla legge. Un paradosso come molte cose. In seguito, con l’avvento delle fotocopiatrici a colori, si richiedeva che una copia fotostatica, per essere dichiarata tale, avesse il colore esatto dell’originale. Anche questo non era esattamente una pratica legale.

Documento di identità: come autenticarlo?

Per fortuna oggi, per avere una copia fotostatica, ci sono delle pratiche molto più semplici.

Se dobbiamo richiedere il documento della patente, basta che ci siano le fotocopie della nostra carta di identità. Per autenticarla si deve poi porre la firma originale, cioè con mano e penna, in calce. Questo ha permesso di velocizzare molto le pratiche ed ha semplicemente modificato il significato di copia fotostatica. Lo stesso discorso vale anche per quanto riguarda poi la richiesta di una carta di identità, della carta sanitaria o anche per il codice fiscale.

Per autenticare poi il documento, sarà l’impiegato che prendersi la responsabilità di una perizia calligrafica. Se la firma è totalmente diversa da quella originale, si sarà costretti a presentare i documenti originali. In questo caso è sono un controllo per avere la sicurezza che l’utente sia lo stesso dei documenti presentati.

Una copia conforme all’originale

Sottolineiamo che per la presentazione di una copia fotostatica, il documento deve essere conforme all’originale.

Non ci devono essere delle modifiche di:

  • Dati sensibili
  • Firme diverse
  • Clausole o passaggi aggiunti a penna
  • Modifiche a pennarello o a bianchetto

Validità legale di una copia fotostatica

La copia fotostatica conforme all’originale è l’unico documento fotocopiato che viene preso in considerazione dagli enti competenti. Questo tema però è un pò controverso, in quanto dipende sia dal contesto in cui viene richiesta la copia fotostatica che dall’ufficio che la lavora.

Nel caso in cui un funzionario di un ente dovesse fare richiesta di presentazione della copia fotostatica, essa potrà essere fornita in copia semplice oppure, per avere una validità legale più “forte” può essere autenticata attraverso l’apposizione della data e della firma del proprietario.