Spesso capita di trovarsi alle prese con la scrittura di una e-mail, lettera commerciale e non si sa mai quale linguaggio sia più idoneo per rivolgersi a chi di dovere.
Abbreviazioni, formule di chiusura, saluti finali sono tutte cose con cui ci ritroviamo a combattere giornalmente se dobbiamo inviare una corrispondenza a qualcuno che ricopre una carica importante o semplicemente a un datore di lavoro.
Questo tipo di corrispondenza, che sia un’e-mail o una lettera commerciale, deve sempre essere rivolta direttamente al destinatario, quindi l’intestazione deve essere corretta.
Come scrivere una lettera commerciale
Le lettere commerciali sono suddivise in più parti, per ciascuna delle quali sono state stabilite delle formule da adottare per la scrittura del testo e la parte linguistica. Affiché queste possano avere un valore in quanto lettere ufficiali, si deve porre particolare attenzione al momento della scrittura per dare il giusto valore al mittente, delineandone un’immagine di prestigio specie nel campo professionale.
Una volta stabilito cosa scrivere, occorre aprire il programma di videoscrittura per redigere la lettera e la prima cosa da fare è scrivere correttamente l’intestazione ovvero tutti i dati del destinatario introdotti da “Spettabile” (o in forma abbreviata “Spett.le”).
Il destinatario può essere una persona fisica o giuridica come un’ente, un’associazione, un’università etc…Nel caso fosse una persona fisica questa viene indicata con il nome e cognome preceduti da un titolo, scritto anche in forma abbreviata.
Il titolo a sua volta, è preceduto da un “aggettivo di cortesia” alcune volte espresso con un superlativo assoluto. Tra gli appellativi più formali troviamo “Egregio” in forma abbreviata “Egr. Sig.” per dire “distinto, esimio, eccellente” che non possiede il superlativo assoluto.
Se ci si rivolge a una persona fisica è bene utilizzare la formula “Alla cortese attenzione di” seguìta dal nome della persona a cui ci stiamo rivolgendo. Anche per questa formula esistono varie abbreviazioni, seguite da una virgola di chiusura.
Completata l’intestazione occorre inserire la data in cui viene scritta la lettera e l’oggetto ovvero il motivo per il quale si decide di scrivere. Entrambe vanno inserite a sinistra della lettera.
Il passo successivo è la scrittura del corpo della lettera, ciò che si vuole comunicare, che deve essere breve ma allo stesso tempo esaustivo nell’esposizione e va scritto subito dopo la virgola di chiusura della formula di inizio, andando un rigo a capo.
Una volta scritta la lettera, questa deve avere una conclusione nella quale bisogna congedarsi con le formule classiche di saluto e ringraziamenti. Sotto a destra, si inseriscono i dati del mittente, grazie ai quali il destinatario potrà contattarvi e in basso a destra, la firma a penna o elettronica per testimoniarne l’autenticità.
Come si scrive Egregio e quando si utilizzano le abbreviazioni?
Si tratta di un aggettivo scelto per riferirsi a utenti che siano persone piuttosto che uffici o enti. In particolare viene utilizzato solo per rivolgersi agli uomini e può anche essere abbreviato, se non lo si vuole scrivere in forma estesa. Questo aggettivo non dispone della forma superlativa come avviene per altri aggettivi.
Oggi però questo aggettivo è quasi caduto in disuso per essere sostituito da “Gentile”, che inizialmente veniva utilizzato per rivolgersi al genere femminile ed oggi utilizzato indistintamente sia per uomini che per donne di prestigio.